E-Mail-Archivierung ist Pflicht!

Mittlerweile ist weitgehend bekannt, dass E-Mails, sofern sie bilanztechnisch relevanten Inhalt tragen, nicht nur archiviert, sondern auch verwaltet werden müssen. Das stellt viele Unternehmen vor organisatorische Herausforderungen. Anstatt wie in der Praxis noch häufig, den vorhandenen Mail-Server als Ablagesystem zu nutzen oder die Archivierung der Mails gar den Mitarbeitern zu überlassen, müssen Unternehmen über kurz oder lang Wege finden, wie sie ihren elektronischen Schriftverkehr fachlich organisieren und archivierungspflichtige Mails ordnungsgemäß und rechtskonform speichern.

Angesichts der doch recht schwierigen Materie, soll der Übersicht und der Verständlichkeit halber die nachfolgenden Rechtsprobleme im Rahmen einer "FAQ" dargestellt werden. Dieser Beitrag ist ein Ausschnitt aus dem aktuellen E-Book "Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails" der it-recht-kanzlei.

Frage Nr. 1: Sind auch die Anlagen der Handels- oder Geschäftsmails aufbewahrungspflichtig?

Unklar ist oft, ob auch die Anlagen zu den Handels- oder auch Geschäftsmails zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen i.S.d. § 238 II HGB gehören. Dies ist immer dann der Fall, wenn die jeweiligen E-Mails ohne die zugehörigen Anlagen nicht verständlich sind.

Frage Nr. 2: Sind auch Geschäftsmails zu archivieren, die sich auf ein nicht zustandegekommenes Geschäft beziehen?

Für den Fall, dass das Handelsgeschäft nicht zu einem Abschluss gekommen ist, wäre die diesbezüglich geführte Korrespondenz nicht aufbewahrungspflichtig.

Frage Nr. 3: Schreibt das Gesetz bezüglich der E-Mail Archivierung eine bestimmte Art und Weise vor?

Nein, das Gesetz hält sich hier bewusst zurück bzw. privilegiert keine bestimmte Speichertechnologie. Es kommt nur darauf an, dass eine fälschungssichere sowie dauerhafte Speicherung der Daten in elektronischer Form gewährleistet wird. In diesem Zusammenhang sind auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) interessant.

Danach dürfen zu archivierende E-Mails nur auf solchen DV-Systemen aufbewahrt werden, die es technisch ermöglichen, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist. Originär digitale Unterlagen sind während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form vorzuhalten. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht nicht mehr aus.

Frage Nr. 4: Ist es zulässig, die E-Mails in verschlüsselter Form zu speichern?

Ja, dies ist prinzipiell zulässig, soweit die E-Mails bei der anschließenden Lesbarmachung wieder ohne Probleme entschlüsselt werden können. Dagegen ist es unzulässig, verschlüsselte E-Mails an die Finanzbehörden zu übergeben – selbst wenn das jeweilige Entschlüsselungsprogramm gleich mitgeliefert werden sollte.

Frage Nr. 5: Was bedeutet eigentlich die revissionssichere Archivierung von E-Mails?

Hierzu hat etwa der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) die folgenden zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Mitteilungen (und Archiven) definiert:

1. Jede E-Mail wird unveränderbar archiviert,

2. Es darf keine E-Mail auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen,

3. Jede E-Mail muss mit geeigneten Retrieval-Techniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein,

4. Es muss genau die E-Mail wiedergefunden werden, die gesucht worden ist,

5. Keine E-Mail darf während der vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können,

6. Jede E-Mail muss in genau der gleichen Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können,

7. Alle E-Mails müssen zeitnah wiedergefunden werden können,

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist,

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist,

10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Frage Nr. 6: Welche Bedenken gibt es gegen eine zentrale Archivierungslösung?

Problemdarstellung

Eine zentrale Archivierungslösung aller "unternehmenseigenen" E-Mails stößt dann auf Vorbehalte, wenn das jeweilige Unternehmen den Mitarbeitern auch die Nutzung des E-Mail Postfachs zu privaten Zwecken gestattet. Stellt man nämlich den betriebseigenen Internetzugang für betriebsfremde (also private) Zwecke zur Verfügung, wird das Unternehmen in diesem Fall geschäftsmäßiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten.

Unternehmen, die die private Nutzung des Internet/E-Mail Zugangs erlauben, unterliegen als Telekommunikations- und Telediensteanbieter den folgenden, sich aus dem BDSG sowie dem TKG ergebenden rechtlichen Pflichten: Die Erhebung von personenbezogenen Daten ist auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

Jegliche Überwachung und Speicherung der Inhalte und Verbindungsdaten ist unzulässig und stellt ein Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis dar, welches als Grundrecht nach §10 des Grundgesetzes nicht nur in der Sprachkommunikation sondern auch bei der Datenübertragung und der Internet-Nutzung Gültigkeit besitzt.

Die E-Mails, die nach dem Ende der Nachrichtenübermittlung auf dem unternehmenseigenen Server gespeichert sind, werden zwar nicht mehr vom Fernmeldegeheimnis geschützt (so ein aktuelles Urteil des Bundesverfassungsgericht), dagegen jedoch von Artikel 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art 1. Abs. 1 GG - dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung.

Alle Inhalts- und Verbindungsdaten, die Auskunft über die an der Internetnutzung oder am E-Mail Verkehr Beteiligten geben könnten, sind durch angemessene technische Vorkehrungen und sonstige Maßnahmen vor Kenntnisnahme zu schützen.


Ergo

Diejenigen Unternehmen, die die private Internetnutzung erlauben, können eben nicht so ohne weiteres auf private E-Mails der Mitarbeiter zugreifen. Dasselbe gilt für die Archivierung privater E-Mails. So sind die betreffenden E-Mails während des Übertragungsvorganges durch das Fernmeldegeheimnis und anschließend durch das Recht auf informationelle Selbstbestimmung geschützt (Art. 10 Abs. 1 Grundgesetz; Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz). Für den Fall, dass das Recht auf informationelle Selbstbestimmung verletzt wird, drohen ernst zu nehmende Sanktionen für das Unternehmen, im schlimmsten Fall kommen Freiheitsstrafen in Betracht.

Frage Nr. 7: Sind Rückstellungen für die Archivierung zu bilden?

Ja, so entschied bereits am 19.08.2002 der Bundesfinanzhof (BStBl 2003 II S. 131), dass für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen gemäß § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet ist, im Jahresabschluss eine Rückstellung zu bilden ist.

Wie bereits an obiger Stelle ausgeführt, bringt die Gestattung der privaten Nutzung der betriebseigenen IT-Infrastruktur durch die Mitarbeiter nicht zu unterschätzende rechtliche Komplikationen mit sich – gerade was auch die Archivierung von E-Mails anbelangt (vgl. oben). Aus dem Grund sollte man sich gut überlegen ob überhaupt und - wenn ja, - in welcher Art und Weise man die private E-Mail Kommunikation am Arbeitsplatz gestatten sollte.